PLAZOS PARA CONSERVAR LA CONTABILIDAD / Colaboración: CPC Francisco Gámez Ponce

PLAZOS PARA CONSERVAR LA CONTABILIDAD

Con la colaboración de: CPC Francisco Gámez Ponce –Socio de MGI Despacho Gámez Leyva y Asociados, S.C.-

www.mgimexico.com.
Publicado: Meridiano de Nayarit
 http://meridiano.nnc.mx/edicion/nayarit/2013/08/24/politica/publicidad/04.pdf

Todos los que estamos en el sector formal como contribuyentes, además de producir y pagar impuestos, tenemos que asumir la función de acopiar los “fierros”, como el bibliotecario que ordena los tomos, como el “archivólogo” que clasifica la información y la ordena, y porqué digo esto, bueno, porque el Código Fiscal de la Federación nos obliga a guardar, conservar la contabilidad en materia fiscal, pero otras normas contienen  algunas recomendaciones adicionales respecto a la materia laboral, mercantil y de sociedades.

Plazo en materia fiscal: El periodo para conservar la contabilidad y documentación, para la extinción de las facultades de las autoridades fiscales es de 5 años, de acuerdo a lo señalado en el Artículo 30 del Código Fiscal de la Federación. El Art. 28 del CFF señala que la contabilidad se integra por los sistemas y registros contables, los papeles de trabajo, registros, cuentas especiales, libros y registros sociales, así como por los comprobantes fiscales o documentación comprobatoria de ingresos y deducciones, además de la documentación comprobatoria de los asientos respectivos. Documentación-Ejercicio fiscal-Conservar hasta:

2012 2018	2011 2017
2010 2016	2009 2015
2008 2014	2007 2013
2006 2012

Observación.- El plazo se corre a partir de la fecha en que se presenta la declaración anual. Ejemplo.- Una persona moral que presentó su declaración anual normal o complementaria del ejercicio 2008 el 30 de junio de 2009, deberá conservar la documentación de ese ejercicio hasta el 30 de junio del 2014.

Pérdidas Fiscales.- Recordemos que en el caso de contribuyentes que amorticen pérdidas fiscales, tienen el plazo de amortizar por diez años, por lo que es necesario conservar las declaraciones anuales (no toda la documentación) que originaron las pérdidas fiscales por el plazo que corresponda a los ejercicios donde se amortizarán.

Ejemplo: Si durante 2008 se amortiza la pérdida fiscal originada en 2005, se deberá conservar la declaración anual del ejercicio 2005 hasta el año 2014.

Comentarios:

En el caso de los comprobantes por pago de impuestos e inversiones en activos fijos es importante conservar más allá del tiempo señalado en las disposiciones fiscales por la importancia de esta documentación y por el hecho de que puede ser necesaria en una revisión futura o para el trámite de devolución o compensación de impuestos, esto se sugiere conservarlo durante la vida útil en libros del activo que se trate, es decir, mientras sea aplicada la depreciación.

Consideramos se deben resguardar todo tipo de documentos, del SAT, IMSS, INFONAVIT, ya sean requerimientos, aclaraciones, exhortos, créditos, oficios, actas, y tener perfectamente identificado el lugar donde permanecen, hacer un expediente por dependencia o tipo de documento o ejercicio, en este caso sugerimos crear un expediente fiscal continuo.

Documentación en Materia Laboral: Las acciones de trabajo prescriben en un año es conforme lo señalan los Artículos 516 y 804 de la Ley Federal de Trabajo pero el Art. 519 habla de la prescripción de dos años en los casos de indemnizaciones por riesgos de trabajo y beneficiarios en caso de muerte. No obstante hay documentos en materia laboral como nóminas y recibos de vacaciones o pago de aguinaldo que deben conservarse 5 años por ser deducciones fiscales.

Documentación en materia mercantil: De acuerdo al artículo 49 del Código de Comercio, señala que: Los comerciantes están obligados a conservar por un plazo mínimo de diez años los originales de aquellas cartas, telegramas, mensajes de datos o cualesquiera otros documentos en que se consignen contratos, convenios o compromisos que den nacimiento a derechos y obligaciones.

Sociedades: Los administradores de sociedades pudieran ser requeridos por sus socios de entregar información financiera o comprobatoria de operaciones por cualquier ejercicio, sin importar el plazo, si no hubiera presentado en asamblea anual general de socios su informe anual con información financiera y haya sido debidamente aprobada.

Cuadro con Recomendaciones de conservación de documentación:

SE RECOMIENDA CONSERVAR	PUEDEN ELIMINARSE DE 5 EJERCICIOS FISCALES ANTERIORES	CONSULTAR CON EL ASESOR FISCAL CONTABLE
Declaraciones anuales y sus respectivos PT	Pólizas de ingresos, egresos y diario	Compras que pudieran estar afectando la integración del costo de venta actual
Pagos provisionales y definitivos de impuestos y sus respectivos PT	Facturas de ingresos, gastos, notas de venta	Correspondencia mercantil sobre acuerdos de los socios o relacionados con la administración del negocio.
Requerimientos y su respuestas Estados de cuenta bancarios y sus conciliaciones bancarias (asegurarse de destruir y no solo “tirar”)	Contratos y convenios mercantiles	Demandas y sus resoluciones Declaraciones informativas de más de 5 ejercicios fiscales
Comprobantes de adquisición de activos No Circulantes (fijos, diferidos, intangibles, etc)

Con la colaboración de: CPC Francisco Gámez Ponce –Socio de MGI Despacho Gámez Leyva y Asociados, S.C.- www.mgimexico.com.¡En Nayarit podemos, si podemos!… http://certezafinanciera.blogspot.com.